کارآموری ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها

کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در مع
دسته بندی گزارش کارآموزی و کارورزی
فرمت فایل doc
حجم فایل 46 کیلو بایت
تعداد صفحات فایل 52

کارآموری  ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها

فروشنده فایل

کد کاربری 8044

مقدمه

امام صادق (ع) :

کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .

با استفــاده از روش

نمــودار جریــان كــار

در دانشگاه علوم پزشكی تبریز

فروردین ماه سال 86
صمد اقدام نیا
كارشناس امور اداری دانشگاه علوم پزشكی تبریز

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها

تكنیــك ها و فنـون سـاده كـردن كـار

مشـكل اساسـی اداره امـور سازمـان ها ایـن است كه مدیران باید منابع چهارگانه پول ، نیروی انسانی ، مواد و تسهیلات را كه غالباً محـدود و ناهماهنگ می باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری كنند . این عمل مستلـزم انجام دادن وظایفـی از قبیل : طرح ریـزی ، سازماندهی ، هدایت و رهبری ، هماهنگی و كنترل از طرف مدیران می باشد .

تكنیك ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مدیران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذكــور، در جهت تامین اهداف سازمــان بنمایند كه تكنیك تجزیه و تحلیل سیستمهاوروشها یكی از آنها بشمار می رود . كه معلـول علتهای متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغییر در فلسفه مدیریت است .

در تاریخ كشور ایران ، كوروش پادشاه هخامنشی از كسانی بود كه به توسعه و تكامل مدیریت كمك كرده است . عـلاوه بر نظریات كــوروش مبنی بر ضرورت طرح ریــزی ، تقسیــم كار بر مبنــای تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان یكی از نخستـین صاحب نظــران « مطالعــه در حركات » ، « طـرح استفاده صحیح از جـا و مـكان » و « حمل مواد » ثبت شده است .

تكنیك « تجزیــه و تحلیل سیستـم ها و روش ها » برای شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گــروه ، از تئوریهای علوم انسانـی و اجتماعــی استفاده می كنـد ، و بــرای تخصیص صحیــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تامیـن هدفهای دستـگاه ، از تئوریهـای علم اقتصـاد یاری می جویــد ، همچنین اصول علوم فیزیكی و ریاضیات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگی اجـزای تشكیل دهنـده سازمان ، بكار می بــرد . بعبارت دیگــر در تكنیك تجزیه و تحلیـل سیستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود یك روش خاص اكتفــا نمی شود ، بلكه بهبــود و اثــر تغییـر قسمتــی از یك سیستــم در مجموعــه آن سیستم ، مـورد بررسی قرار می گیرد .

  • مطالعه و اندازه گیری دقیق زمان انجام هر جزء از كار .

    d ضرورت اعمال سرپرستی تخصصی در سازمان .

    d استاندارد و یكنواخت نمودن كلیه ابـزار و وسـایل و تشخیص بهترین شیوه در بكارگیری آنها .

    d تهیه و تنظیم دستورالعمل و راهنمای شرح وظایف و مشاغل برای كار كاركنان سازمان .

    d برقراری سیستم صحیح پرداخت متناسب با كیفیت كار .

اصــول پنجــگانه تیلــور

سیستــم:

واژه سیستـم با مفاهیـم بسیاری بكار برده می شــود مانند سیستم اقتصـادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری ، مكانیزه ( ماشینی ) و سیستم اطلاعات مدیریت و . . . در زبان فارسی نیز گاهی اوقات « سیستم » را بعنوان واژه ای متـرادف با كلمه های رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسی ) مورد استفاده قرار می دهند .

تعریف سیستم :

  • سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یكدیگر كه با اجرای روشهای مزبـور ، قسمتـی از هدف یك سازمـان تامیـن می شــود . سیستم كارگزینی ( پرسنلی ) یك سازمان از روش های استخـدام ، ترفیعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگی و غیـره تشكیل می شـود . اجرای این روش ها ، موجب اجرای سیستـم پرسنلـی سازمان می شـود و اجرای سیستـم مزبور ، به تامیـن قسمتی از هدف سازمان كمك می كند .
  • یك سری وظایف وابسته به یكدیگر كه با اجرای آنها ، قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد .

روش :

عبارت است از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم ، انجام می شود . در هر روش ، نوع كار ، شخص یا اشخاصی كه عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند ، مراحلی كه باید طی شود ، و شیوه هایی كه باید بكار رود ، مشخص می شود . معمولاً روش انجام دادن هر كار به صورت كتبی تهیه و بعنوان مدرك رسمی در سازمان نگهداری می شود .

شیــوه یا متــد

©شیـوه عبارت است از تشریـح جزئیـات و مراحـل انجـام دادن یك كار .

© شیوه هر كار ، نحوه انجام دادن عملیات یا مراحـل انجـام دادن آن كار را مشخص می كند .

© كار و عمل خاصی است كه برای انجام شدن هر بخش از روش ، ضرورت دارد .

© چنـد شیـوه وابسته به یكدیگر ، تشكیـل یك « روش » را می- دهد و چند روش پیوسته به هم یك « سیستم » را بوجود می آورد .

سیستم

پرسنلی

روش

استخدام

روش

ارتقا

روش

بازنشستگی

شیوه

شیوه

شیوه

شیوه

شیوه

شیوه

شیوه

شیوه

شیوه

مصاحبه

گزینش

تحقیق

جذب

چ

فرآینــد

B عبارت است از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم انجام می شود .

B در تجزیه و تحلیل سیستم كه از روش نمودار جریان كار استفاده شود ، فرآیند را حسب مورد می توان معادل روش یا شیوه در نظر گرفت .

Bعبارت است از آن دستــه از روش هایی كه با همدیگــر انجـام

می گیــرد و حاصــل آن خدمتــی است كه از نظر مشتـری دارای

ارزش است.

چ

انــواع روشهــا :

روشهای عمومی : روشهایی هستند كه در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج می باشد مثل روش كارگزینی ، حسابداری

روشهای اختصاصی : روشهایی هستند كه اختصاصاً در یك دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظایف اصلی و تخصصی همان دستگاه مورد اجراء می باشد . مانند روش پذیرش مریض در بیمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .

روشهای مشترك : روشهایی هستند كه برای انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان های مختلف هر یك عهده دار اجرای مراحلـی از روش مورد نظر می باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع .

تعریف تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها

  • عبارت است از مطالعــه و بررســی به منظور بهبــود بخشیدن به سیستمهای خدماتی ( سرویس دهنده ) ، كنترل كننده و هماهنگ كننده عملیات یك سازمان .

ž تجزیه و تحلیل عبارت است از بررسی معایب و پیدا كردن راه حل مشكلات سازمان .

ž تكنیكــی كه مدیـران را از وجـود مسائل و مشكـلات موجـود در سازمان ، آگاه می سـازد و با بررسیهای منظمی ، راه حـل های مناسبی برای رفـع هر یك از آنها ، ارائه می دهـد . این بررسیها باید مبتنـی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشكلات و رفع آنها ، كارآئی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود .

ž شناخت جنبه های مختلف سیستم ، چگونگــی عملكرد اجزای تشكیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین آنها به منظور دستیابی به مبنایــی جهت طراحــی و اجـرای یك سیستم مناسبتر است .

ž در یك سازمان ، سیستـم را مجموعه ای از روش ها نیز تعریف كرده اند ، روشهایی كه به یكدیگــر وابسته اند و با اجــرای آنها ، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد . روشها نیز به نوبه خود ، مجموعه ای از شیوه های گوناگـون انجام كار به شمار می آیند كه با استفاده از آنها می توان به هدف های نهائی دست یافت .

آثار علائم مشكلات موجود در سیستم ها و روشها

ž اضافه كاری بیش از حد .

ž افزایش بیش از حد استعفا و تعارض پرسنل .

ž وجود اشتباهات مداوم و بیش از حد در امور گوناگون .

ž مفقود شدن پرونده ها ، مدارك و نامه ها .

ž افزایش مداوم بودجه و هزینه ها .

ž تاخیر در ارسال پاسخ نامه ها و سایر موارد

ž مساعد نبودن روحیه پرسنل و عدم دلبستگی آنان نسبت به سازمان .

ž طولانی بودن مسیر انجام كار و یا تعدد مراحل كار .

ž فقدان مدیریت صحیح .

ž درخواست بیش از حد برای استخدام پرسنل از طرف روساء .

ž كافی نبودن تسهیلات و وسایل كار و نامناسب بودن محل كار و ساختمان .

ž عدم وجود تخصصهای لازم و قدیمی بودن سیستم های مورد عمل .

ž نامناسب بودن محتوی و شكل فرم ها .

      • مشخص نبودن میزان مسئولیتها و حدود اختیارات و عدم وجود مدیران

متخصص .

ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها

تجزیه و تحلیل سیستم ها می توانـد بعنوان ابـزار مفیدی در دست مدیــران عمل كند و پاسخگــوی نیازهای آنی و آتی سازمـان در این زمینه باشـد ، با استفاده از تجزیــه و تحلیل ، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجــدد قرار دهد و تغییــرات مناسب را در آنها ایجاد كند .

بازدهــی و راندمان هر دستــگاه را معمولاً به دو گونه
می توان افزایش داد .

الف ) تشویق و تحریك افراد به كار كردن با سرعت زیادتر .

ب ) ساده كردن و بهبود بخشیدن به روشهای كار .
نظر به اینكه سرعت كار اشخاص را تنها تا حد مشخص می توان افزایش داد ، با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها می توان كارها را ساده كرد و بدین ترتیب به افزایش كارآئی سازمان
كمك نمود .

هدف های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

  • تقسیم كار میان كارمندان و كاركنان سازمان بر مبنای صحیح و منطقی .
  • استقرار مناسبترین سیستم ها ، روشها و شیوه ها ( متدها ) در سازمان .
  • تهیه اطلاعات دقیق ، صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم .
  • استاندارد و یكنواخت كردن كلیه عملیات سازمان .
  • حذف كارهای غیرلازم .
  • حذف فعالیتهای ناهماهنگ و متناقض .
  • جلوگیری از دوباره كاری .
  • اعمال نظارت و سرپرستی مدیریت .
  • ایجاد تركیب سازمانی متناسب با احتیاجات سازمان .
  • اعمال كنترل مداوم در مراحل انجام كار .

فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

  • افزایش كارآئی سازمان .
  • كاهش هزینه های عملیاتی و تاسیساتی .
  • كاهش مصرف نیروی انسانی ، یا افزایش تولید یا خدمت با نیروی انسانی موجود .
  • كوتاه كردن زمان انجام كارها و فعالیتهای سازمان و تسریع در تولید كالا یا عرضه آن .
  • صرفه جوئی در وقت مدیران .
  • فراهم كردن تسهیلات زیادتر برای مراجعه كنندگان و مشتریان .
  • بهتر شدن روحیه كاركنان .
  • كاهش حجم كارهای دفتری با حذف مدارك ، گزارش ها و فرمهای غیرلازم .
  • كمك موثر به افزایش كارآئی و تسریع در انجام امور سازمان ، با استفاده صحیح از جا و مكان .
  • امكان هماهنگ كردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن ، بوسیله تجزیه و تحلیل و بهبود بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها

برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها به منظور حل یك یا چند مشكل ، ممكن است به گونه های زیر اقدام شود :

  • امكان دارد تجزیه و تحلیل كننده شخصاً بوجـود یك مشكل در سازمان پی ببرد .
  • گاهی مشكل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می گردد .
  • گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده كردن كار در سازمان ، تجزیـه و تحلیل كننــده متوجه مشكل مهمتــر و اساسی تری می شود .
  • تشخیص مشكل موجود از طریق كاركنان سازمان .
  • از طریق تشخیص ، پیشنهاد یا شكایت ارباب رجوع .

تحلیل گر سیستم كیست ؟

تحلیل گر سیستم ، كارشناس آموزش دیده ای است كه می تواند سازمان را در برنامه ریـزی به منظور تغییرات از طریـق انجام دو وظیفه اساسی مـدد رساند : الف ) ارزیابی . ب ) همیاری . مراد از « ارزیابی » این است كه تحلیل گر اعمال و روابط موجود در كار را بررســی و ارزیابی می كنــد . در مرحله « همیـاری » تحلیل گـر پیشنهادهای خاصــی را برای بهبود كارآئی ارائه می دهد. به این ترتیب ، تحلیل گر در مرحله نخست می كوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درك كند و در مرحلـه دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد .

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *