(تجزیه ، تحلیل و طراحی ساختار سازمانی)

اداره امور یك سازمان ، مستلزم تلفیق ماهرانه عواملی همچون، تسهیلات و امكانات، ویژگی های سازمانی ( ساختار سازمان سیاستها خط مشی ها و )، منابع انسانی است
دسته بندی فنی و مهندسی
فرمت فایل doc
حجم فایل 118 کیلو بایت
تعداد صفحات فایل 116

(تجزیه ، تحلیل و طراحی ساختار سازمانی)

فروشنده فایل

کد کاربری 8044

مقدمه

9

فصل اول (ادبیات موضوع) : تجزیه و تحلیل و طراحی ساختار سازمانی

10

مفاهیم و اصطلاحات سازمان

11

روابط سازمانی

11

ترکیب سازمانی (نمودار سازمانی)

11

سطوح سازمانی

11

واحدهای صف وستاد

11

تفویض اختیار

11

تشکیلات سازمانی

12

وظیفه (شغل)

12

مسئولیت

12

اختیار

12

مقام

13

واحد تشکیلات و روش ها

13

وظایف واحد تشکیلات وروش ها

13

هدفهای واحد تشکیلات و روش ها

15

ساختار سازمانی

16

اجزای اصلی ساختار سازمانی

16

نمودار سازمانی

16

تعریف

16

ارکان اصلی نمودار

16

نکات مهم در تهیه نمودار سازمانی

17

راهنمای سازمان و مواردی که نمودار سازمانی نمایش می دهد

18

سازمان هایی که می توان برای آنها طراحی ساختار نمود

18

نشانه های ضعف ساختار سازمانی

19

مراحل سازماندهی رسمی (دیدگاه اندیشمندان کلاسیک)

19

1-تقسیم بندی کل سازمان به چند جزء اصلی(تقسیم بندی افقی)

19

2-برقراری روابط بر اساس اختیارات (تقسیم بندی عمودی)

19

3-مرتبت ساختن سلسله مراتب افقی

19

4-تعیین پست سازمانی کارکنان (تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل)

20

تعریف كار

20

تعریف وظیفه

20

تعریف شغل

20

تعریف و مفهوم تجزیه و تحلیل شغل

20

نتایج تجزیه و تحلیل مشاغل

21

كاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

21

مراحل تجزیه وتحلیل شغل

21

روشهای جمع آوری اطلاعات

22

روش مشاهده

22

روش مصاحبه

22

روش پرسشنامه

22

روش تلفیقی

22

روش نشست متخصصان

22

روش استفاده ازسوابق گذشته

22

تعریف طراحی شغل

23

عوامل موثر بر طراحی شغل

23

هویت وظایف

24

تهیه و تدوین شرح شغل

24

تعریف شرح شغل

24

تعیین شرایط احراز شغل

25

عوامل تشكیل دهنده ی شرایط احراز شغل

25

مزایا و نتایج تجزیه و تحلیل شغل

25

ارزیابی و طبقه بندی مشاغل

26

تعریف طبقه بندی مشاغل

25

فواید و كاربرد های طبقه بندی مشاغل

26

1. روشهای ارزیابی و طبقه بندی مشاغل

26

روش درجه بندی

26

روش امتیازی

28

روش طبقه بندی

29

روش مقایسه عوامل

29

روش شخص و شغل

30

فصل دوم (معرفی مكان كار آموزی) : شرکت شهاب خودرو (سهامی عام)

36

تاریخچــه

37

موضوع شرکت طبق مفاد اساسنامـه

37

انواع تولیدات, محصولات و ظرفیت اسمـی کارخـانـه

38

ارکـان اصلـی شرکت

39

روزنامه کثیرالانتشـار شرکت

40

منابع و امکانات در اختیار شرکت

40

نقشه و کروکی جانمایـی ( Layout)

41

تعداد کل پرسنل شرکت در پایان سال 1386

41

وضعیت سیستمهای اطلاعاتی و مدیریتی مورد استفاده شرکت

41

برنامه های آتی جهت استقرار سیستمهای نوین مدیریت

41

خلاصه برنامه استراتژیک ، چشم انداز ، ماموریت و ارزشهای سازمانی شرکت

42

آرمان : (vision)

43

بیانیه چشم انداز : (vision statement)

43

بیانیه ماموریت : ( mission statement)

43

شعار: (Motto)

43

ارزشهای محوری سازمانی : ( Value & Belives)

43

اهداف بلند مدت کیفی ( سطح سازمان) طی برنامه 5 ساله راهبردی

43

اهداف بلند مدت کمی ( سطح سازمان ) طی برنامه 5 ساله راهبردی

43

بررسی عوامل محیطی بر اساس مدلPEST

44

فرآیندهای پشتیبانی بر اساس زنجیره ارزش پورتر: ( porter chain value )

45

تجزیه و تحلیل رقابت CPM

46

راهبردهای کلان ( اصلی ) شرکت شهاب خودرو

47

اقدامات انجام شده جهت بهبود وضعیت تولید

48

ارتقاء کیفیت

48

فعالیتهای شرکت درطول سال 1386 در جهت استقرار نظام کیفیت

48

سایر اقدامات جهت بهبود کیفیت و کمیت محصولات

49

تعمیرات و نگهداری

49

فعالیتهای ایمنـی و بهداشت صنعتـی

50

فعالیتهای مهندسی

51

اطلاعات نیروی انسانـی

53

سیاست ها و برنامه های شرکت در زمینه نیروی انسانی

53

ترکیب نیروی انسانی بر حسب نوع استخـدام

53

فصل سوم : شناخت وضعیت سیستم موجود

55

معرفی واحد مربوطه (واحد سیستم ها و روشها)

56

فعالیتهای بخش تشکیلات و روشـها

56

فعالیتهای انجام شده در شرکت

56

معرفی فازهای پروژه سازماندهی واحد تزئینات

57

فاز اول پروژه( تعریف مشاغل واحد تزئینات)

57

  1. مطالعه اولیه

57

  1. تشکیل جلسه با مسئولین واحد تزئینات

58

  1. طرح موضوع با مدیریت سازمان

58

  1. اخذ مجوز ایجاد تغییرات جدید

58

  1. طراحی فرم شناخت مشاغل

58

  1. تشکیل جلسه با مدیریت واحد اداری و منابع انسانی

58

  1. مطالعه و بررسی فرمهای تکمیل شده شناخت اولیه شغل کارگران

58

  1. تدوین شرح وظایف شغلها

58

فاز دوم پروژه( طراحی ساختار سازمانی)

59

مراحل طراحی ساختار تفصیلی هر قسمت

59

چارتهای سازمانی

استاندارد مشاغل واحد تزئینات

شرح وظایف

دستور العمل ها

DFDها

فصل چهارم : تجزیه و تحلیل سیستم مطرح شده

60

مبنای سازماندهی

61

1- سازماندهی بر مبنای نوع وظیفه

61

ویژگیهای این نوع ساختار

62

الف-ویژگیهای محتوایی

62

ب- چگونگی فعالیت سیستمهای درون سازمانی

62

ج-نقاط قوت این نوع ساختار

62

د- نقاط ضعف

62

2- سازمان بر مبنای نوع محصول

63

ویژگیهای این نوع ساختار

63

3- سازمان بر مبنای منطقه عملیات( جغرافیایی)

64

ویژگیهای این نوع ساختار

64

4-سازمان بر مبنای مشتری و مخاطب

65

ویژگیهای این نوع ساختار

65

5- سازمان بر مبنای ساخت ویژه کار موقت( ادهوکراسی)

67

ویژگیهای این نوع ساختار

67

6-سازمان بر مبنای ساخت ماتریسی

68

انواع ساختار ماتریسی (1- نوع موقت ، 2- نوع دائمی)

69

ویژگیهای این نوع ساختار

69

7- سازمان با ساخت های جدید

70

مهمترین ساخت های جدید سازمان ها

70

ویژگیهای مشترک سازمانهای جدید

71

مدیر پروژه در سازمانهای امروزی

72

ویژگیهای اصلی یک پروژه

72

8- ساختار سازمانی پروژه ای

72

مدیریت پروژه

72

شرایط بکارگیری ساختار پروژه ای

73

محیط پروژه

73

مدیریت زمان پروژه

73

نوع ساختار سازمانی در شرکت شهاب خودرو

72

ویژگیهای ساختار وظیفه ای شرکت

74

ویژگیهای ساختار وظیفه ای شرکت

74

الف-ویژگیهای محتوایی

74

ب- چگونگی فعالیت سیستمهای در شهاب خودرو

74

ج-نقاط قوت ساختار وظیفه ای شهاب خودرو

75

د- نقاط ضعف ساختار شهاب خودرو

75

فصل پنجم : نتیجه گیری و پیشنهادات

76

نتیجه گیری

77

نکته مهم

77

مزایا و نتایج تجزیه و تحلیل شغل در واحد تزئینات

78

فواید و كاربرد های طبقه بندی مشاغل در واحد تزئینات

78

طرحهای پیشنهادی جهت بهبود کیفیت نیروی انسانی

79

فصل ششم : منابع و ماخذ

80

منابع و مآخذها

81

مقدمه

اداره امور یك سازمان ، مستلزم تلفیق ماهرانه عواملی همچون، تسهیلات و امكانات، ویژگی های سازمانی ( ساختار سازمان سیاستها خط مشی ها و… )، منابع انسانی است.

در مدیریت منابع انسانی ، بحث درباره ی انسانهائی است كه هر یك آنان درسازمانها مشاغلی را به عهده دارند.

یكی از مهمترین عناصر مدیریت منابع انسانی شناخت وظایف ، مسئولیتها و مشاغلی است كه به عهده افراد در سازمان گذاشته می شود .

این عمل ازطریق تجزیه ، طراحی و طبقه بندی مشاغل صورت می پذیرد. قبل ازشروع بحث پیرامون تجزیه و تحلیل شغل باید با برخی اصطلاحات در این زمینه آشنا شویم . اصطلاحات بسیاری درتجزیه و تحلیل شغل وجود دارند كه در اینجا به ذكر پاره ای از آن اصطلاحات می پردازیم :

فصل اول :

ادبیات موضوع

(تجزیه و تحلیل و طراحی ساختار سازمانی)

مفاهیم و اصطلاحات سازمان:

1-روابط سازمانی

روابط رسمی در سازمانها دو نوع است روابط عمودی و روابط افقی.روابط عمودی،درواقع همان سلسله مراتب سازمانی بوده که جنبه دستوری و لازم الاجزا است.روابط افقی ،ارتباط بین مشاغل هم سطح سازمانی است که جنبه مشورتی داشته وبه منظور تبادل نظر انجام میشود.

2)ترکیب سازمانی (نمودار سازمانی)

سازماندهی درباره مبانی تشکیل واحدها،گسترش سازمان،حیطه نظارت و نوع اختیارات بحث میکند. ترکیب این مباحث در نمودار سازمانی نمایان میشود.تقسیم فعالیتها در نمودار سازمانی متبلور است.این نمودار تعیین میکند که هر فرد به چه کسی باید گزارش دهد ومجاری ارتباهای عمودی یعنی ارتباطهای مدیران سرپرستان را باسایر سطوح سازمان تشریح میکند.

بطور خلاصه نمودار سازمانی :تقسیم وظایف،تعیین روابط سازمانی بین واحدها و افراد و چگونگی این روابط را مشخص میکند.

3)سطوح سازمانی

الف-سطح مدیران عالی یا تصمیم گیرنده که تعیین کننده خط مشی و سیاستهای اجرایی سازمان هستند.

ب-سطوح مدیران میانی یا اجرایی که مسئول اجرای خط مشی وسیاستهای کلی سازمان هستند.مدیران میانی در تدوین سیاستها و تعیین خط مشی سازمان با مدیران عالی ارتباط فعال دارند.

ج-رده های سرپرست

افرادی که مسئول عملیات کارگران یا کارکنان شاغل در بحث های مختلف سازمان می باشند و به نام سرپرستان فعالیت میکنند.

د-رده های عملیاتی

افرادی که فعالیت آنها مستقیما به تولید کالا یا خدمیت سازمان منجر میشود این افراد کارگران وکارمندان سازمان را شامل میشود.

4)واحدهای صف وستاد

الف-واحدهای صف که مامور اجرای عملیات اصلی مربوط به هدف سازمان هستند.

ب-واحدهای ستاد که وظیفه آنها فراهم آوردن وسایل و تسهیلات کار واحدهای صف ،از طریق انجام خدمات مشورتی و پشتیبانی ویا تخصصی است.بنا براین واحدهای ستادی نظارت مستقیم بر واحدهای صف ندارند.

5-تفویض اختیار

یعنی واگذاری قسمتی از اختیارات به روأسای دوایر و قسمت های تحت نظارت و سرپرستی توسط مدیر مربوطه.فرآیند تفویض اختیارات با توسعه سازمان رابطه مستقیم داردبه گونه ای که برخی اوقات ادامه حیات سازمان بدون تفویض اختیار امکان پذیر نخواهد بود.

تفویض اختیارت دارای مراحل زیر است:

الف-واگذاری وظایف از طرف مقام بالاتر به افراد تحت سرپرستی.

ب-اجازه تصمیم گیری در استفاده از منابع مالی و انسانی به منظور انجام اقدامات لازم در راه انجام وظایف واگذار شده.

ج-تعیین میزان و محدوده مسئولیت افراد تحت سرپرستیدر برابر مدیر به منظور حسن انجام وظایف واگذار شده بر اساس موازین ومعیارهای مشخص سازمان و واحد مربوطه.

اصول تفویض اختیارات

الف-تنها بخشی از اختیارات قابل واگذاری است نه کل آن. زیرا برخی از اختیارات از نظر قانونی و شرایط سازمان قابل تفویض نیست.

ب-انتقال و واگذاری اختیارات ،مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.

ج-می توان اختیار واگذار شده را دوباره بدست گرفت.د-بین نوع و میزان اختیار واگذار شده و نوع و میزان مسئولیت خواسته شده باید تناسب برقرار باشد.

ه-تفویض اختیار باید همراه عدم تمرکز در نظارت باشد.

6)تشکیلات سازمانی

مفهوم تشکیلات سازمانی یعنی تعیین وظایف ،مسئولیتها و اختیارات هر یک از مشاغل سازمان و مشخص کردن ارتباط های درست و منطقی بین آنها .

7)وظیفه (شغل)

وظیفه عبارتست از یک سلسله فعالیتهای سازمانی که یک فرد به اعتبار پست سازمانی که اشغال میکند،باید آنها را انجام دهد.

معمولا برای هر شغل یک شرح شغل و یک شرایط احراز شغل تهیه میشود.مواردی که در شرح شغل وجود دارد عبارتست از :عنوان شغل، محل شغل در سازمان،خلاصه ای از شغل ، وظایف شغل ، دستگاه ماشین ،ابزار و لوازم مورد استفاده در شغل ،رئیس یا مرئوسان،شرایط شغل و خطرات موجود در شغل.

در شرایط احراز یک شغل موارد زیر موجود است:تحصیلات، تجربیات، دوره های تخصصی وعمومی گذرانده شغل ،قدرت قضاوت،ابتکار، توان تصمیم گیری، مهارتهای فیزیکی ، مهارت در انتقال مفاهیم ،ویژگی های روحی و روانی و میزان نیاز به استفاده بیش از اندازه از یکی از حواس پنجگانه.

8)مسئولیت

مسئولیت یعنی قبول انجام وظایف سازمانی و احساس تعهد به انجام وظایف بر اساس وظیف شناسی . در سازمانها مسئولیت به معنی تعهد وجدانی نیروی کار به انجام درست وظایف واگذار شده در برابر مقام بالاتر و تهیه و ارائه گزارشهای لازم به او است.

9)اختیار

اختیار عبارتست از : وجود مجوز رسمی و قانونی سازمانی (آزادی عمل)در جهت اخذ تصمیم و صدور دستورات لازم در زمینه شغلی فرد بنا به صلاحدید و نظر مقام مسئول.

10)مقام

مقام یعنی پست رسمی سازمانی که دارای قدرت و اختیارات قانونی برای اجرای اصول واهداف سازمان است. در واقع مقام یعنی قدرت و اختیارات قانونی که صاحب پست سازمانی به کمک آن میتواند کمیت کار افراد تحت سرپرستی خود را نظارت و کنترل کرده و در حدود آن اعمال نفوذ قانونی نماید.

واحد تشکیلات و روش ها

باتوجه به تغییرات گسترده ای که به طور پیوسته و مداوم در محیط پیرامون سازمانها بوجود می آید، لازم است سازمانها با ایجاد واحهای تخصصی ،آمادگی وتوان رویارویی با شرایط جدید را داشته باشند. یکی از واحدهایی که به عنوان جزئی از واحدهای ستادی سازمانها می تواند آن را به موقع کمک نماید، واحد تشکیلات روشهاست.

وظایف واحد تشکیلات وروش ها

این واحد عهده دار انجام وظایف زیر در سازمانهای عمومی و غیر عمومی است:

1-طرح ریزی سازمان و تجزیه و تحلیل آن

ترکیب درست سازمان ،یعنی تقسیم کار مناسب ،مشخص کردن مسئولیتها و برقراری هماهنگی میان فعالیتها .

بنابراین ایجاد هر واحد جدید ویا ساده کردن واحدهای موجود با ترکیب سازمان ارتباط دارد.در اینگونه موارد بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب سازمان، تعیین حدود وظایف و مسئولیتهای افراد کلیدی، تجدید نظر در راهنمای سازمان، تجدید نظر در شرح وظایف مشاغل سلزمانی از وظایف واحد تشکیلات و روش هاست.

2-تجزیه و تحلیل فعالیتها

کلیه فعالیتها ،وظایف و روشهایی که به منظور دستیابی به اهداف سازمان انجام میشود،باید پیوسته و مداوم مورد مطالعه و تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا اطمینان حاصل شود که این فعالیتها در راستای تحقق اهداف مربوطه میباشد.

3-ارزیابی مدیریت

گاهی اوقات به آن ممیزی مدیریت یا کنترل داخلی می گویند.

ارزیابی مدیریت یعنی مطالعه و ارزیابی ترکیب سازمان و اجزای تشکیل دهنده آن،حسابرسی وضع مالی و بررسی روشهای انجام فعالیتها در سازمان.

واحد تشکیلات و روشها برخلاف واحد ممیزی یا کنترل داخلی که معمولا وظیفه حسابرسی و ممیزی اسناد مالی را بر عهده دارد، سیستم ها و روش های موجود در سازمان را مورد ارزیابی قرار میدهد و پیشنهاداتی درباره تجدید نظر یا تغییر در آنها به مدیران ارائه می کند.

4-تهیه دستورالعملهای کتبی و روش های مدون

وجود مقررات مدون ، بارشد و سابقه موفق سازمان ارتباط نزدیکی دارد و احد تشکیلات و روشها تهیه دستورالعملها ،هماهنگ کردن واحدها، ابلاغ به آنها و نظارت بر اجرای درست مقررات را به عهده دارد.

5- تهیه و کنترل فرم ها

فرم ها از ابزارهای مهم به جریان انداختن اطلاعات در سازمان است.

بنابراین بهبود بخشیدن به فرم ها نه تنها در افزایش بهره وری ومیزان کارآیی سازمان مؤثر است بلکه به علت صرف هزینه فراوان و نیروی انسانی قابل توجه، لازم است با اجرای نظام درست کنترل فرم ها از صرف هزینه های غیر ضروری پیشگیری کرد.

6-طراحی و اصلاح سیستم بایگانی اسناد ،مدارک وپرونده ها

هزینه نگهداری اسناد ،مدارک و پرونده های جاری از بزرگترین ارقام هزینه های اداری هر سازمان را تشکیل میدهد. هر نامه، سند یا مدرکی که باید در بایگانی نگهداری شود، به نوع آن بستگی دارد.بنابراین باید با استقرار یک سیستم مناسب بایگانی اسناد، مدارک و پرونده ها را به درستی نگهداری و آسان و سریع به آنها دسترسی پیدا کرد.

7-ارزیابی نیروی انسانی و تقسیم کار

نیروی انسانی در هر سازمانی از مهمترین و حیاطی ترین اجزا میباشد بنابراین نحوه بهره گیری از نیروی انسانی و استفاده از تخصص های آن و نحوه تقسیم کار میان کارکنان هر سازمان باید همواره مورد ارزیابی و مطالعه قرار بگیردتا نسبت به استفاده مؤثر از این منبع حیاتی ،اطمینان حاصل شود.

8- اندازه گیری کار

برای کنترل هزینه های ادار ی وتولیدی بایدمعیارها واستانداردهای مشخص وجود داشته باشد تا بتوان میزان کارهای انجام شده را اندازه گیری کرد.

اندازه گیری کار مستلزم تجزیه و تحلیل و بررسی سیستم موجود است.

9-انتخاب وسایل اداری و دفتری

تعیین مشخصات و استانداردهای وسایل اداری در استفاده درست از این وسایل تاثیر فراوانی دارد. و استفاده درست از آنها در افزایش راندمان و کارایی سازمان وؤثر است.

10-تجزیه و تحلیل جا ومکان

استفاده درست از جا و مکان برای استقرار افراد، ماشین آلاتو تجهیزات باعث صرفه جویی در هزینه ها ، افزایش سرعت انجام کار و دسترسی آسانتر به ابزارها، وسایل و افراد میشود.

11-طراحی و استقرار واحدهای جدید

هر واحد و یا هر روش جدید، هر اندازه هم که در ست طراحی شده باشد،ممکن است در هنگام استقرار یا در عمل با مشکلاتی مواجه شود.تهیه طرح استقرار وپیاده کردن هر واحد جدید از وظایف واحد تشکیلات و روشها است.آموزش کارکنان واحد جدید ، نظارت بر امور آن واندازه گیری میزان پیشرفت واحد جدید توسط واحد تشکیلاتو روشها صورت می گیرد.

12-تحقق و توسعه (R & D)

هر سازمان باید با دگرگونی های محیط اقتصادی ، اجتماعی، سیاسی، و فن آوری خود همگام باشد تا بتواند رشد و توسعه یابد. موفقیت در این راه مستلزم تحقق مداوم درباره ایده ها،تکنیک ها ،ابزارها و تجهیزات جدید است.

سنجش لیاقت وشایستگی افراد، تهیه شرح شغل ، ارزیابی و طبقه بندی مشاغل ،کنترل تولید، تعیین حدود بودجه و سرمایه از وظایف واحد تشکیلات و روش ها ست.

محل سازمانی واحد تشکیلات و روشها

همانطور که گفته شد واحد مذکور ماهیت ستادی دارد و مدیران و سرپرستان را در حل مسایل و مشکلات و تجدید نظر یا استقرار سیستم ها کمک می کند.

در برخی از سازمان ها واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها یا واحد مهندسی صنایع یا مدیریت صنعتی وظایف یاد شده را به عهده گرفته و به عنوان یک واحد مستقل عمل می کند.

در برخی موارد این واحد زیر نظر مستقیم رئیس سازمان قرار می گیرد. در مواردی نیز تا حدودی مستقل فعالیت کرده و با سایر واحدهای سازمانی ارتباط دارد.

امروزه با افزایش میزان استفاده از رایانه ها در امور سازمان ها بخشی از فعالیت های واحد تشکیلات و روشها عهده دار انجام وظایف ماشینی شده و بخش دیگر وظایف و فعالیتهای غیر ماشینی و معمولی را انجام می دهد.

هدفهای واحد تشکیلات و روش ها

1-تقسیم کار درست و منطقی میان کارکنان سازمان

2-استقرار مناسب ترین سیستم و روش ها در سازمان

3-تهیه و تنظیم داده ها و اطلاعات دقیق ، درست و به موقع جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری

4-استاندارد سازی و یکنواخت کردن عملیات سازمان

5-حذف کارهای غیر ضروری

6-حذف فعالیتهای ناهماهنگ متناقض

7-جلو گیری از دوباره کاری

8-برقراری سیستم ارزیابی مدیریت

9-طراحی و اجرای درست ساختار سامانی مناسب

10-اعمال نظارت و کنترل مداوم در مراحل مختلف انجام کارها

مزایا و روش های واحد تشکیلات و روشها

1-افزایش کارآیی سازمان

2-کاهش هزینه های عملیاتی و تأسیساتی

3-افزایش بهره وری نیروی انسانی

4-کوتاه کردن زمان انجام کارها و افزایش سرعت تولید کالاها و خدمات

5-صرفه جویی در وقط مدیران ،سرپرستان و کارکنان

6-فراهم کردن تسهیلات بیشتر برای مراجعان و مشتریان و پاسخ به خواسته ها و نیازهای آنان

7-تقویت روحی و روانی کارکنان

8-استفاده درست از جا ومکان و در نتیجه افزایش کارآیی و تسریع در امور سازمان

9-کاهش هجم کارهای دفتری با حذف مدارک ، گزارش ها و فرمهای غیر ضروری

10-امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی

ساختار سازمانی

یکبار دگر مفهوم سازماندهی را مرور میکنیم:

«فرآیندی است که طی آن تقسیم کار بین واحدهای سازمانی ، طبقه بندی وظایف افراد، روابط بین آنها و واگذاری اختیارات و مسئولیت های شخصی برای هر یک از کارکنان صورت می گیرد».

ساختار سازمانی حاصل فرآیند سازماندهی است که بر اساس آن سیستم و روابطی که بطور غیر رسمی شکل گرفته تصویب می گردد. پس ساختار سازمانی کالبدی است که در آن جلوه ای از موارد ذیل تعیین می شود:

1-حوزه های اساسی یک سازمان

2-مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها

3-مأموریت های کلی هریک از واحدهای اصلی

5-ارائه تصویری کلی از فرآیند تصمیم سازی و مراکز تصمیم گیری و نظام ارتباطی در سازمان

اجزای اصلی ساختار سازمانی

1-رسالت و مأموریت اصلی سازمان یعنی دلیل وجود سازمان

2-استراتژی کلی سازمان یعنی راه رسیدن به رسالت مذکور

3-سیاست های سازمانی یعنی رهنمودهای دراز مدت برای اندیشه و عمل سازمان

4-اهداف اصلی سازمان که مقصد کل سازمان را تعیین می کنند.اهداف سازمان ، نقش و چگونگی ترکیب بندی افراد، گروههای ، رسمی و غیر رسمی سازمان، بازارهای سازمان، سیستم های مدیریتی، اجرایی و فنی رابه منظور همپایانی در بهره وری سازمانی مشخص می کنند.

5-اهداف کوتاه مدت سازمان شامل اهداف افراد،تیم ها و واحدهای سازمانی

6-اهداف ماهیانه ، هفتگی ،روزانه و ساعتی سازمان

7-برنامه های عملیاتی کوتاه مدت سازمان

8-وظایف سازمانی یعنی شرح مشاغل سازمان که ممکن است بر حسب تخصص ، وظیفه ، فرآیند تولید، نوع کالا و خدمت، زمان ، مشتری و ارتباط متقابل طراحی و گروه بندی شود.

9-شرح وظایف هر واحد سازمانی شامل مشاغلی که وظایف مشابه را به عهده دارند.

10-ترکیب و ترتیب مشاغل سازمانی براساس درجه اهمیت به همراه اختیارات و مسئولیتهای مربوطه

11-سیستم های اطلاعاتی سازمانی به منظور طراحی برنامه های عملیاتی مناسب در راستای اهداف سازمانی

12-قوانین ،مقررات ،رویه ها و دستورالعملهای سازمانی

نمودار سازمانی

نمودار سازمانی معمولی ترین ابزار رسمی نمودن سازمان است که چارچوب پست های ثابت و رسمی سازمانی را مشخص می کند. نمودار سازمانی یک تصویر از کل فعالیتها و فرآیندهای سازمانی است که در آن سه رکن اصلی دیده میشود:

1- روابط رسمی گزارش سازی،گزارش دهی ،گزارش گری و گزارش گیری راتعیین می کند.یعنی سطوح مختلف سازمان وهمچنین حیطه نظارت و کنترل مدیران و سرپرستان را مشخص می نماید.

2- گروه بندی و تقسیم بندی دوایر مختلف سازمان و مشخصات شاغلان آنها را نمایش می دهند.

3- نحوه هماهنگی و ارتباط بین واحدهای مختلف را به درستی نشان می دهد.

تفاوت بنیانی ساختار سازمانی با نمودار سازمانی(تشکیلاتی) آن است که در ساختار سازمانی به چگونگی تجزیه کلان یک سازمان و ترکیب مدیریت اصلی پرداخته میشود ، اما در نمودار تشکیلاتی ، کلیه اجزاء تشکیل دهنده هر واحد سازمانی مشخص می گردد. نکات مهم در تهیه نمودار سازمانی

1-برای نشان دادن هر یک از واحدهای سازمانی معمولا از کادر مستطیل استفاده می شود.

2-قویترین واحد معمولا در بالای نمودار قرارمیگیرد و فاصله هر واحد از این واحد، بیانگر میزان قدرت و اعمیت آن خواهد بود.

3-خطوط رسم شده در بین واحدها، نشان دهنده روابط رسمی سازمانی و حیطه نظارت است.

4-هنگامی که خط ارتباط یک واحد با واحد دیگر بیانگر بخشی از قدرت باشد، ارتباط بصورت خط چین نشان داده می شود.

5-اگر سازمان بخواهد میان اختیارات واحدهای ستادی و واحدهای صفی ، تمایز قائل شود، باید واحدهای ستادی را در کنار خط فرماندهی نمایش دهد.

مواردی که نمودار سازمانی نمایش می دهد

1-نوع فعالیت اصلی سازمان و همچنین فعالیتهای فردی را نشان می دهد.

2-گستردگی نمودار سازمانی، دامنه فعالیتها را نشان می دهد.

3-میزان تمرکز ویا عدم تمرکزدر نظارت و کنترل را نشان می دهد.

مواردی که نمودار سازمانی نمایش نمی دهد

1-درجه مسئولیت واختیارات پست های هم سطح

2-در سازمان های مختلف، تمایز بین واحدهای ستادی و صفی، دشوار ،مشکل ساز و اغلب این واحدها نا متجانس اند.

3-در نمودار سازمانی ، اندازه و محل خانه ها ضرورتا درجه اهمیت یا مقام سازمانی پست مورد نظر را بیان نمی کند

4-تمامی کانالهای ارتباط را نشان نمی دهد ، بلکه تنها نشان دهنده روابط اصلی و کلیدی است.

5-ساختار غیر رسمی را نشان نمی دهد.

راهنمای سازمان

راهنما سازمان نشان دهنده ساختار رسمی سازمان است.این راهنما در سازمان های متوسط و بزرگ تهیه می شود که شامل اطلاعات زیر است:

«اهداف سازمانی ، خط مشی ها و رویه ها، نمودارها ، شرح شغل برای مدیران اجرایی کلیدی و رهنمودهایی برای عناوین مدیران اجرایی»

لزوم طراحی ساختار سازمانی

اگر بخواهیم برای سازمان اقدام به طراحی ساختار نماییم ، باید ابتدا وضعیت آن را به درستی بشناسیم .

سازمان هایی که می توان برای آنها طراحی ساختار نمود

1-سازمان جدید التأسیس که برای تولید کالا یا خدمت و یا انجام مأموریت خاص از طرف دولت یا بخش غیر دولتی تأسیس میشود. بدیهی است با استفاده از ساختار سازمانی سازمانهای مشابه و تجربه های کارشناسان طراحی ساختار سازمانی، ساختار مناسب طراحی و پس از تصویب مقام های بالای سازمان ، معمولا برای مدت یک یا دو سال بطور آزمایشی به کارگرفته میشود. و پس از تعیین نقاط ضعف وقوت، ساختار قطعی مصوب برای یک دوره زمانی مشخص طراحی و به کار گرفته می شود.

2-برخی از سازمانها در حال فعالیت هستند، اما ساختار سازمانی آنها دارای ضعف های مشخصی است. هر یک از مدیران سازمان در سطوح عالی می توانند با استفاده از ساختار سازمانی ، اثربخشی سازمان را بالا ببرند.مدیران ارشد سازمان هر چند مدت یکبار ساختار سازمانی را ارزیابی می کنند تا ببینند آیا ساختار موجود مناسب نیازهای در حال تغییر می باشد یاخیر؟ اگر مناسب نبود، ساختار جدید طراحی و به کار گرفته می شود.

3-بسیاری از سازمان ها با توجه به نیازهای محیط خارجی هر چند مدت یکبار ، در ساختار خود تجدید نظر

می کنند تا بتوانند بین فعالیت های درون سازمانی و محیط خارجی رابطه مناسب برقرار سازند.

4-سازمان هایی که تا کنون دارای یک ساختار سازمانی مناسب نبوده اند؛ بنابراین برای حل مشکلات اینگونه سازمانها، باید در اسرع وقت ساختار مناسب ،طراحی و به کار گرفته شود.

برای اصلاح ساختار سازمانی ،طراحی ساختار سازمانی یک شرکت تازه تأسیس و انجام مطالعات مربوط به ساختار سازمانی هر مؤسسه باید از یک یا چند گروه متخصص امور سازماندهی استفاده کنیم.معمولا پس از تعیین علت اصلی فعالیت در زمینه ساختار سازمانی از یک گروه مشاور و متخصص ساختار سازمانی باضافه چند گروه از کارکنان متخصص داخل سازمان برای اصلاح، طراحی و یا مطالعه ساختار سازمانی استفاده میشود.

نشانه های ضعف ساختار سازمانی

به طور کلی هرگاه سازمان نتواند پاسخگوی نیازهای محیط خود باشد یکی از نشانه های ضعف ساختار را در خود خواهد دید و باید در ساختار خود تجدید نظر کند و ساختار جدیدی را طراحی نماید. این نشانه ها عبارتند از:

الف-تصمیم گیری در سازمان هایی که ساختار آن ضعیف است ،با تاخیر انجام می شود و یاکیفیت آن پایین و یا بدون کیفیت است.مقام های بالای سازمان و کسانیکه باید تصمیم گیری کنند، با انبوهی از بار اضافی و مسائل نامربوط روبرو می شوند که عهده همه آنها بر نمی آیند.به طور خلاصه اطلاعات در سلسله مراتب اداری به درستی مبادله نمی شود.

ب-سازمان نمی تواند در برابر تغییرات محیطی واکمش مناسب نشان دهد. ساختار سازمانی باید به

گونه ای باشد که مسؤلیت های دوایر مختلف بطور دقیق مشخص باشد و هر دایره بتواند تغییرات

محیط را به درستی شناسایی کند و برای روبرو شدن باآن ابتکار عمل لازم را داشته باشد.

ج- بین دوایر مختلف سازمانی تعارض به میزان بسیار زیاد مشاهده خواهد شد. معمولا هدفهای ضد و نقیض در بین دوایر مختلف مشاهده می شود.

مراحل سازماندهی رسمی (دیدگاه اندیشمندان کلاسیک)

1-تقسیم بندی کل سازمان به چند جزء اصلی(تقسیم بندی افقی)

الف-تقسیم بندی کارها و فعالیتها بر مبنای وظیفه هر سازمانی.کل کارها و فعالیتهای سازمان به وظایف جداگانه تقسیم می شود.

ب-طراحی ادارات سازمانی . یعنی ایجاد واحهای فرعی یک سازمان و منسجم کردن آنها در قالب یکی از انواع ساختار وظیفه ای ، محصولی ، فرآیندی، مشتری ، بازاری و زمانی که هر قسمت فرآیند طراحی ساختار سازمانی ماهیت و ویژگیهای آنها ارائه خواهد شد.

ج-ایجاد واحدهای پشتیبانی (ستادی)

2-برقراری روابط بر اساس اختیارات (تقسیم بندی عمودی)

الف-تعیین سلسله مراتب سازمانی

ب-تعیین حیطه نظارت

ج-تعیین شرایط برقراری وحدت فرماندهی

د-تعیین روابط رئیس و مرئوس

ه-تعیین نوع و حدود اختیارات

و-تعیین روابط صف و ستاد

ز-تعیین تمرکز و عدم تمرکز در تصمیم گیری.

3-مرتبت ساختن سلسله مراتب افقی از طریق:

الف)تهیه راهنمای سازمانی

ب)تعیین وظایف تخصصی واحدهای سازمانی براساس اهداف اصلی و عملیات و تعیین ترکیب ، نوع و تعداد نیروی انسانی مورد نیاز

ج-تعیین رویه ها و استانداردهای سازمانی با استفاده از سیستم های مناسب از جمله سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 .

د-تعیین کمیته های تخصصی در مواقعی که پروژه ها و طرحهای خاصی باید در مدت زمان مشخص امکان سنجی ،طراحی و اجرا شود.

ه-تعیین گروه های کاری با ساختار موقتی.

4-تعیین پست سازمانی کارکنان (تهیه شرح شغل و شرایط احراز شغل)

الف)تقسیم کار بین کارکنان

ب)تعیین شرایط احراز هر یک از مشاغل سازمان

ج)تهیه شرح شغل هر یک از مشاغل سازمان

د-تهیه و تدوین مقررات و دستورالعمل های سازمان

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *